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POLÍTICA DE PRIVACIDAD
BASES DE DATOS DE EMPLEADOS, PROVEEDORES, CONTRATISTAS, ETCS
ITMS COLOMBIA S.A.S.
1. ALCANCE.
La presente Política de Privacidad (la “Política”) presentado a continuación, se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales y/o datos personales sensibles proporcionados por los empleados de ITMS COLOMBIA S.A.S., cuenta además con una política general de tratamiento de datos que puede ser solicitada por los titulares de la información en cualquier momento.
Respecto de dichas bases de datos, ITMS COLOMBIA S.A.S, será considerado como responsable del tratamiento de datos. Los encargados del tratamiento de los datos personales podrán variar y se notificarán en debido tiempo a los titulares de la información en caso de requerir su autorización.
2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
DE DATOS PERSONALES.
Calle 116 No. 9 - 72, Edificio Global Medical Center, Oficina 410. Correo: helpdeskcolombia@atryshealth.com web: www.itms.com.co
3. DEFINICIONES.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos
personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: cualquier información que afecte la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Dentro de esta información se encuentra aquella de Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos; información relacionada con la historia clínica, entre otras. Calle 116 No. 9 - 72, Edificio Global Medical Center, Oficina 410. Correo: helpdeskcolombia@atryshealth.com web: www.itms.com.co
• Encargado. La persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de ITMS.
• Responsable. La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos personales. En el caso de este documento se refiere a ITMS.
• Titular. La persona natural a quien corresponden los Datos Personales que son objeto de Tratamiento.
• Transferencia. Actividad que tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envía información o datos personales a un tercero que actuará como responsable de los datos y que
podrá estar dentro o fuera del país.
• Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, teniendo por objeto que se realice el Tratamiento por parte de un Encargado por cuenta del responsable.
• Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales y Datos Personales Sensibles, tales como la recolección, transferencia, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD.
El tratamiento que realizará ITMS COLOMBIA S.A.S respecto de los datos personales y datos personales sensibles de empleados, proveedores, contratistas, etc, atenderá en todo momento forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y se realizará con las siguientes finalidades:
a. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de IMTS COLOMBIA S.A.S, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos clínicos del empleado, proveedores, contratistas, etc.
b. Facilitar los diferentes diagnósticos de empleados, proveedores, contratistas, etc, según su historia clínica y estudios a los profesionales.
c. Enviar la información a las entidades clínicas (Cliente de ITMS) por solicitud expresa de las mismas.
d. Soportar procesos de auditoría externa e interna.
e. Las demás finalidades que expresamente se indiquen al empleado, proveedores, contratistas, etc al momento de tomar su consentimiento. Cuando se trate de datos sensibles se le informará al empleado, proveedores, contratistas, etc que no está en obligación de proporcionar dicha información, y en todo caso se precisará que el no contar con la autorización para tratamiento de la información sensible podrá generar que el servicio de Telemedicina no se pueda prestar de la mejor manera. La respuesta respecto del tratamiento de datos sensibles será en todo caso facultativa del titular de la información.
Cuando ITMS S.A.S reciba información que le haya sido transferida por otras entidades debido a su solicitud, le dará el mismo tratamiento de confidencialidad y seguridad que le proporciona a la información producida por él mismo. En todo caso los funcionaros de ITMS solicitara a la entidad certificación de contar con autorización para el tratamiento de dicha información.
Si ITMS recibe la información en calidad de responsable, se verificará que la autorización presentada por las entidades terceras contenga la autorización expresa para transferir los datos a ITMS. En el caso en que ITMS actué como encargado del tratamiento, se verificará que los contratos con la entidad contengan cláusulas adecuadas para la transmisión de la información. Los datos de empleados, proveedores, contratistas, etc podrán ser tratados por terceros que ITMS seleccione como encargados del tratamiento, caso en el cual se suscribirán los respectivos acuerdos de transmisión de datos personales. En todo caso, los respectivos consentimientos de los titulares de la información contarán con la debida autorización para transmitir información a terceros.
5. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES.
Los empleados, proveedores, contratistas, etc como titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:
a. Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido.
b. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales.
c. Conocer la política de tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.
d. Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
6. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES.
ITMS tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política.
El área soporte TI de ITMS es responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos respecto a los datos personales que realice el titular, de igual forma respecto a su ejercicio de derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato; esta área creará un caso en plataforma ZOHO para gestión y respuesta por el área dentro de los términos establecidos
en la legislación. Para el efecto, todos los servidores y contratistas que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes dependencias, están obligados a dar traslado a las áreas correspondientes, de todas las respuestas de las peticiones, quejas o reclamos que se reciban por parte de los Titulares de Datos Personales en los tiempos establecidos por la ley.
7. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES,
CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULATES DE DATOS
PERSONALES.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la ley de protección
de Datos Personales:
a. Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos: Dirección: INTERNATIONAL TELEMEDICAL SYSTEMS COLOMBIA S.A.S NIT No. 900120195-7 Calle 116 No. 9 - 72, Edificio Global Medical Center, Oficina 410. Correo: helpdeskcolombia@atryshealth.com web: www.itms.com.co
b. Atención y respuesta a peticiones y consultas: El Titular o su apoderado, podrán solicitar a ITMS COLOMBIA S.A.S.
• Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
• Información respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
Las peticiones y consultas podrán comunicarse por parte del titular del dato a través del correo – el asunto: “PETICIONES Y
CONSULTAS”.
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuese posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c. Atención y respuesta a quejas y reclamos: El Titular o sus apoderados, podrán solicitar a ITMS COLOMBIA S.A.S, a través de
una queja o reclamo presentado mediante los canales ya indicados, la corrección, actualización, supresión de los datos personales, o que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de
2012.
Las quejas y/o reclamos podrán comunicarse por parte del titular del dato a través del correo – bajo el asunto: “QUEJAS Y RECLAMOS”. Calle 116 No. 9 - 72, Edificio Global Medical Center, Oficina 410. Correo: helpdeskcolombia@atryshealth.com web: www.itms.com.co
En estos casos ITMS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que aporte documentos adicionales, en los casos en que resulte incompleta la solicitud.
Dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo, se incluirá dentro de los dos (2) días siguientes a la recepción del reclamo una nota dentro de la base de datos de empleados, proveedores, contratistas, etc, en donde se
establezca que un reclamo se encuentra en curso.
ITMS o quien corresponda atenderá el reclamo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atenderlo en ese término, se informará al interesado, y se informarán las razones de la demora, y se dará respuesta en un término de máximo ocho (8) días.
8. VIGENCIA
Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales para bases de datos de empleados, proveedores, contratistas, etc ha entrado en vigencia desde el treinta (22) de julio de dos mil dos mil diez y nueve. (2019).